In formeller Hinsicht ist zunächst einmal die in § 556 Absatz 3 BGB festgeschriebene Frist von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums zu beachten (vgl. Nebenkostenabrechnung Fristen: Bis wann muss ein Vermieter eine Betriebskostenabrechnung erstellt haben und welche Fristen gelten?).
Der Abrechnungszeitraum für die Betriebskosten beträgt stets zwölf Monate und deckt sich in der Regel mit dem Kalenderjahr. Ist dies der Fall, so muss der Vermieter die Jahresnebenkostenabrechnung dem Mieter also bis spätestens zum 31.12. des Folgejahres zustellen. Bei einer Abrechnung knapp vor Fristende sollte der Vermieter daran denken, die Zustellung beweissicher vorzunehmen (beispielsweise mit Zeugen), so dass er für einen etwaigen Streit über die Frage, ob der Mieter die Abrechnung fristgerecht erhalten hat oder nicht, gewappnet ist.
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Vollständige Betriebskostenabrechnung
Zur formellen Richtigkeit der Betriebskostenabrechnung gehört ferner, dass sie vollständig ist. Die Abrechnung muss entsprechend § 259 BGB eine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten enthalten, den zugrunde gelegten Verteilerschlüssel angeben und erläutern sowie den Anteil des Mieters berechnen und dessen bereits geleisteten Vorauszahlungen abziehen.
Abrechnung muss nachvollziehbar sein
Diese Angaben sollen den Mieter in die Lage versetzen, die Abrechnung nachvollziehen und prüfen zu können. Der Vermieter sollte im Vorfeld besondere Sorgfalt auf die Ermittlung der dem Verteilerschlüssel zugrunde liegenden Daten verwenden. Insbesondere über den tatsächlichen Wohnflächenanteil der Wohnung in Quadratmetern bestehen überraschend oft falsche Vorstellungen (und falsche Angabe im Mietvertrag). Nicht selten versäumen Vermieter die korrekte Vermessung ihrer Mietwohnungen.
Heizkosten nach Verbrauch abrechnen
Was den Verteilerschlüssel angeht, gibt es eine Besonderheit bei den Heizkosten. Diese müssen zu 50 bis 70 Prozent nach tatsächlichem Verbrauch und zu 30 bis 50 Prozent nach der Wohnfläche abgerechnet werden. Ausnahmen bestehen lediglich für Studenten- und Altenwohnheime und bestimmte besonders energieeffiziente Häuser
Welche Kosten kann der Vermieter auf den Mieter umlegen?
Umlagefähig sind nur solche Betriebskosten, deren Bezahlung durch den Mieter im Mietvertrag geregelt wurde. Welche Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen, regelt die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Nebenkosten, die im Mietvertrag nicht genannt werden, bleiben Sache des Vermieters – wobei jedoch eine Klausel über „sonstige Betriebskosten“ erlaubt ist. Üblicherweise enthält der Mietvertrag seinerseits einen Verweis auf die Auflistung in § 2 Betriebskostenverordnung.
Sonstige Betriebskosten
Ein Augenmerk von Vermieter und Mieter sollte sich bei der Betriebskostenabrechnung also immer darauf richten, ob einzelne Kostenpositionen überhaupt gemäß Mietvertrag und Betriebskostenabrechnung umgelegt werden dürfen. Dies betrifft insbesondere den interpretationsbedürftigen Punkt „Sonstiges“, der zwar in der Betriebskostenverordnung bewusst unbestimmt geblieben ist, jedoch auch keineswegs die Umlage jeglicher denkbarer Kosten gestattet. Der Vermieter muss nachvollziehbar darlegen, aus welchen Kosten sich die Position „Sonstiges“ genau zusammensetzt, und der Versuchung widerstehen, dort alle restlichen Kosten, die ihm einfallen, ohne weitere Erläuterung zusammenzurechnen und die Summe pauschal als „Sonstiges“ zu bezeichnen.
Grundsatz der Wirtschaftlichkeit
Bei den auf den Mieter umzulegenden Betriebskosten hat der Vermieter stets das Gebot der „Wirtschaftlichkeit“ zu beachten. Unverhältnismäßige Kosten braucht der Mieter nicht zu erstatten.
Nicht umlagefähig ist ferner der auf leerstehende Wohnungen entfallende Betriebskostenanteil. Dieser darf nicht auf die im Haus verbliebenen Mieter umgelegt werden, sondern verbleibt beim Vermieter.
Siehe auch:
