Betriebs­prüfung durch die BG Bau

Eine Betriebs­prüfung durch die Berufs­genossen­schaft der Bau­wirtschaft (BG Bau) soll feststellen, ob der Betrieb die Vorschriften zum Arbeits­schutz einhält und die Beiträge zur Unfall­versicherungen in voller Höhe abführt. Kontrolliert werden die Arbeits­bedingungen und die Arbeits­stätten, im Zentrum stehen Sicherheit und Gesundheits­schutz­maßnahmen. Auch die Lohn­abrechnung und Dokumente der Buchhaltung können ins Visier geraten.

Die Berufs­genossenschaften sind zu regel­mäßigen Betriebs­prüfungen verpflichtet. Arbeits­unfälle, eingegangene Beschwerden oder betrieb­liche Veränderungen mit Auswirkung auf die Gefahren­klasse können ebenfalls eine Prüfung nach sich ziehen.

Betriebsprüfer der BG Bau: ihr Besuch kann teuer werden

Betriebs­prüfungen sind mehr als eine Formalität. Sie können für den Betrieb in mehrfacher Hinsicht direkte finanzielle Folgen haben:

• Unter anderem prüft die BG Bau, ob der Gefahrtarif stimmt und die Zuordnung der Mitarbeiter-Entgelte zu den Gefahrtarif­stellen passt. Zusammen mit dem sogenannten Beitrags­fuß und der Gesamt­entgelthöhe bestimmt die Gefahrtarif­klasse den Beitrag zur Unfall­versicherung. Die Gefahrtarif­stellen reichen bei der BG Bau von der Einstufung der Büros des Unternehmens (Gefahr­klasse 0,47) über den Bauwerksbau (Gefahr­klasse 12,58) bis hin zu den nicht gewerbs­mäßigen Bauarbeiten (Gefahr­klasse 30,58). Eine Neu­zuordnung kann die Beitrags­höhe deutlich verändern.
• Außerdem kontrolliert die BG Bau, ob die Beiträge korrekt und in vollem Umfang abgeführt wurden. Beanstandungen oder Neu­veranlagungen führen auch hier unmittelbar zu (meistens) höheren Kosten.
• Die Berufs­genossen­schaft gibt ihre Prüfungs­ergebnisse an die SOKA-Bau weiter, die Sozialkasse der Bau­wirtschaft. Nimmt die BG Bau eine Zuordnung zu Gefahrtarif­stellen baugewerblicher Tätigk­eiten vor, wird die SOKA-Bau meist ebenfalls Beiträge fordern. Sie hat Anspruch auf Beitrags­zahlungen durch den Arbeitgeber, wenn der Betrieb überwiegend bauge­werbliche Leistungen erbringt. Das ist keine Kleinigkeit: derzeit liegen die Beiträge zur SOKA-Bau in West­deutschland bei 20,8 Prozent der Brutto­lohnsumme. Sie können für bis zu 3 Jahre plus laufendem Jahr nach­gefordert werden.

Aufgrund der möglichen Kosten ist das Ergebnis einer Betriebs­prüfung für das geprüfte Unternehmen von großer Bedeutung. Es lohnt sich, dem Thema die angemessene Bedeutung einzuräumen.

Der Ablauf einer Betriebsprüfung

Eine Betriebs­prüfung der BG Bau lässt sich in fünf Phasen unterteilen:

• Ankündigung der Prüfung: Die Berufs­genossen­schaft muss die Betriebs­prüfung schriftlich ankündigen. Dabei teilt sie dem Betrieb den Prüfungs­zeitraum und den Prüfungs­rahmen mit.
• Vorbereitung durch das Unternehmen: Eine umfassende Vorbereitung erhöht die Chancen auf eine reibungslose, effiziente Prüfung deutlich. Der Betrieb sollte unter anderem dafür sorgen, dass alle relevanten Unterlagen und Informationen zur Verfügung stehen. Im nächsten Abschnitt lesen Sie konkrete Tipps dazu.
• Die eigentliche Vor-Ort-Prüfung: Der Prüfer besucht den Betrieb zur Über­prüfung vor Ort. Nach einem Vorge­spräch kommt es in der Regel zu Begehungen. Dabei nimmt er die konkreten Arbeits­bedingungen und Abläufe unter die Lupe. Außerdem sichtet er relevante Unterlagen und Dokumente. Anhand der Tätigk­eiten und Betriebs­abläufe wird die korrekte Veranlagung zum Gefahrtarif und die Zuordnung der Entgelte zu den Gefahrtarif­stellen kontrolliert. Im Fokus steht außerdem die Einhaltung von Sicherheits- und Unfall­verhütungs­vorschriften.

Wenn ein Betriebsrat existiert, kann dieser verlangen, dass ein Mitglied an der Betriebs­begehung teilnimmt.

Die Berufs­genossen­schaft beurteilt anhand umfangreicher Prüf­kriterien, ob der Betrieb alle relevanten Anforderungen erfüllt und die Gefahrtarif­stellen einschlägig sind. Zudem ermitteln Prüfer, ob der Betrieb bezogen auf die Arbeitszeit überwiegend bauge­werbliche Tätigk­eiten erbringt. Diese Feststellung ist in der Folge für eine mögliche Beitrags­pflicht zur SOKA-Bau erheblich.

• Mitteilung des Prüfungs­ergebnisses: Nach Abschluss der Prüfung erhält der Betrieb einen schriftlichen Prüf­bericht. Darin stehen fest­gestellte Mängel sowie Handlungs­empfehlungen.
• Nach­bereitung: Der Betrieb soll die festgestellten Mängel beseitigen und die Handlungs­empfehlungen umsetzen. Bei schweren Verstößen kann die Berufs­genossen­schaft Sanktionen verhängen. Gegen ungerechtfertigte Feststellungen kann das Unternehmen Widerspruch einlegen.

Die BG Bau kommt? Das können Unternehmen im Vorfeld tun

Es gibt eine Reihe von Schritten, die Unternehmen zur optimalen Vorbereitung einer Betriebs­prüfung durch die Berufs­genossen­schaft tun können:

• Unterlagen sammeln: Stellen Sie alle relevanten Unterlagen zusammen, die während der Betriebs­prüfung benötigt werden. Dazu gehören zum Beispiel eine Aufstellung aller Mitarbeiter, deren Arbeits­verträge, Arbeits- und Betriebs­anweisungen, Unfall­anzeigen, Sicherheits­dokumentationen, Sicherheits­daten­blätter, Verband­bücher, Notfall­pläne, Ausgangs­rechnungen mit Leistungs­verzeichnis oder Angebots­unterlagen, Werk­verträge und natürlich Berufs­genossenschafts­listen beziehungs­weise die Beitrags­abrechnungen zur Unfall­versicherung.
• Arbeits­abläufe und Sicherheits­maßnahmen dokumentieren: Verschaffen Sie sich eine Übersicht darüber, welche Tätigk­eiten in welchem zeitlichen Umfang von ihren Mitarbeitern ausgeführt werden. Dokumentieren Sie die Arbeits­abläufe und sämtliche Sicherheits­maßnahmen zum Schutz Ihrer Mitarbeiter bis hin zum Standort von Feuer­löschern und Verbands­kästen.
• Schulungs­nachweise bereithalten: Stellen Sie sicher, dass Sie Schulungs­nachweise Ihrer Mitarbeiter in Bezug auf Sicherheits- und Gesundheits­maßnahmen vorlegen können.
• Zuständige Personen benennen: Bestimmen Sie eine Person, die während der Betriebs­prüfung als Ansprech­partner fungieren und die Prüfer unterstützen kann. Die Person sollte die betrieblichen Abläufe kennen. Falls es einen Betriebs­arzt, einen Sicherheits­beauftragten oder eine Fachkraft für Arbeits­sicherheit gibt, sollten sie ebenfalls bei der Betriebs­begehung anwesend sein und in die Vorbereitung einbezogen werden.
• Eigene Begehung durchführen: Führen Sie eine eigene Begehung des Betriebs durch, um mögliche Mängel oder Schwach­stellen schon im Vorfeld zu identifizieren und zu beseitigen.
• Kompetente Beratung sicher­stellen: Wenn Sie im Zweifel sind, ob Ihr Betrieb den Anforderungen der Berufs­genossen­schaft entspricht und die Beitrags­meldungen korrekt erfolgen, lohnt sich externe Beratung durch Fachleute. So können Sie mögliche Schwach­stellen rechtzeitig aufdecken und beheben, Sie kennen die Situation und vermeiden unangenehme Überraschungen während der eigentlichen Prüfung.

Eine sorgfältige Vorbereitung der Betriebs­prüfung durch die Berufs­genossen­schaft ist der wichtigste Hebel, um auf ein positives Ergebnis hinzuwirken. Es ist wesentlich günstiger, Mängel und Verstöße im Vorfeld zu beseitigen, als auf einen negativen Prüf­bericht zu reagieren.

Welche Fragen werden bei einer Betriebsprüfung gestellt?

Bei einer Betriebs­prüfung durch die BG Bau sollten Sie als Unternehmer mit bestimmten Fragen zu verschiedenen Unternehmens­bereichen rechnen. Prüfer fragen beispiels­weise gerne nach folgenden Themen:

• Arbeits­zeitliche Tätigk­eiten und deren Umfang: Diese Frage ist für die Beitrags­höhe zur gesetzlichen Unfall­versicherung entscheidend. Die BG Bau teilt das Ergebnis der SOKA-Bau mit. Diese wird daraufhin je nach Sachverhalt ebenfalls Beiträge einfordern.
• Arbeits­schutz­maßnahmen: Prüfer wollen wissen, ob der Arbeitgeber die erforderlichen Maßnahmen zum Schutz der Arbeit­nehmer ergriffen hat. Dazu gehören unter anderem ausreichende Schulungen für die Mitarbeiter. Außerdem müssen die notwendigen Arbeitsschutz­mittel und Notfall­pläne vorhanden sein.
• Arbeits­verträge: Der Prüfer kann sich vergewissern, ob die Arbeits­verträge der Mitarbeiter vollständig sind und ob sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
• Unfall­anzeigen: Teil des typischen Prüfungs­umfangs sind Fragen zur ordnungs­gemäßen Dokumentation von Unfällen und ihrer Meldung an die Berufs­genossen­schaft.
• Arbeitszeit: Für den Prüfer ist es von Interesse, ob die Arbeits­zeiten der Mitarbeiter ordnungs­gemäß erfasst werden und die gesetzlichen Arbeitszeit­vorschriften eingehalten werden.
• Lohn­abrechnungen: Der Prüfer kann durch Stichproben und Fragen kontrollieren, ob die Lohn­abrechnungen korrekt und vollständig sind und alle Vorgaben eingehalten wurden.
• Fort­bildungen: Prüfer interessieren sich dafür, ob die Mitarbeiter regelmäßig an Schulungen und Fort­bildungen teilnehmen und ob diese Fort­bildungen ordnungs­gemäß dokumentiert werden.
• Arbeitsplatz­gestaltung: Im Verlauf einer Betriebs­prüfung wird häufig gefragt, ob die Arbeits­plätze ergonomisch gestaltet sind, Gefährdungs­beurteilungen erstellt wurden und die Anforderungen der Arbeitsstättenv­erordnung sowie der Technischen Regeln für Arbeits­stätten eingehalten werden.

Zur optimalen Vorbereitung gehört es, sich im Vorfeld mit möglichen Fragen zu befassen.

Mit einer guten Vorbereitung können Fragen des Prüfers richtig, präzise und in dem gebotenen Umfang beantwortet werden. Der Prüfer notiert sich alle beitrags­erhöhenden Angaben in seinen Akten. Versteht der Prüfer etwas falsch und es entstehen Miss­verständnisse, ist es schwer, diese nach der Prüfung auszuräumen. Ein Rechtsanwalt kann helfen, die optimale Reaktions­weise bei Betriebs­prüfungen zu finden.

Die Rechte der Berufsgenossenschaft: was darf der Prüfer?

Die Berufs­genossen­schaft hat bei einer Betriebs­prüfung das Recht, das Unternehmen und dessen Arbeits­plätze zu betreten und alle relevanten Unterlagen und Informationen zu prüfen. Dazu gehören wie erwähnt unter anderem Arbeits­verträge, Unfall­anzeigen, Betriebs­anweisungen, Gefährdungs­beurteilungen und weitere beitrags- und sicherheits­relevante Dokumente. Außerdem darf die BG Bau Zeugen befragen und sich vor Ort einen Überblick über die Arbeits­abläufe verschaffen.

Unbegrenzt sind die Befugnisse der Berufs­genossen­schaft jedoch nicht. Auch die Prüfer der BG Bau müssen bestimmte Regeln beachten. Sie haben sich auszuweisen und dürfen sich nur zu den üblichen Geschäfts­zeiten im Betrieb aufhalten. Das Unternehmen hat einen Anspruch darauf, über den Prüfungs­zeitraum und den Prüfungs­rahmen informiert zu werden. Länger als nötig darf sich die Prüfung nicht hinziehen. Zeichnen sich Konflikte ab, kann ein Rechtsanwalt dafür sorgen, dass die Regeln eingehalten und die Rechte des Unternehmens gewahrt werden.

Bei Betriebs­prüfungen sind Konflikte mit der Berufs­genossen­schaft keineswegs vor­programmiert. Diese finden auch nicht willkürlich statt. Als Träger der Unfall­versicherung sind die Berufs­genossenschaften verpflichtet, die Einhaltung der Arbeitsschutz­vorschriften durch die Betriebe zu kontrollieren. Wenn Unternehmen schon im Vorfeld auf einen reibungslosen Ablauf hinarbeiten, können sie viel für ein Prüfungs­ergebnis ohne größere Beanstandungen und Probleme beitragen.

Fragen zur Betriebsprüfung durch die BG Bau? Unsere Kanzlei hat die Expertise

MEIDES Rechts­anwalts­gesellschaft besitzt umfassende Erfahrung mit Betriebs­prüfungen durch die Berufs­genossenschaften. Wir unterstützen Ihr Unternehmen in allen Phasen des Prüfungs­prozesses, von der Vorbereitung über die Vor-Ort-Prüfung bis zur Auswertung und Umsetzung des Prüfungs­ergebnisses. Auf Wunsch übernehmen wir die Kommunikation mit der Berufs­genossen­schaft und anderen Parteien.

Als spezialisierte Fach­anwälte helfen wir unseren Mandanten nicht nur, ihre Pflichten als Arbeitgeber zu erfüllen. Wir sorgen auch für strategische Beratung, die Potenziale zur Senkung von Beitrags­belastung und Kosten­risiken nutzt. Um mehr zu erfahren, genügt eine E-Mail an MEIDES Rechts­anwälte Frankfurt.